Verklaring inzake de persoonlijke levenssfeer

MARNIXRING INTERNATIONALE SERVICECLUB VZW
Tramstraat 59, 9052 Zwijnaarde
Voortaan afgekort als MRIS
Contactpersoon Digitale Communicatie en Persoonlijke levenssfeer: de Algemeen Voorzitter, info@marnixring.org

1. Verklaring

MRIS hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van de werkende en toegetreden leden en zorgt dat hun recht op persoonlijke levenssfeer wordt gerespecteerd. In deze verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw persoonlijke levenssfeer te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

MRIS houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

2. Onze verantwoordelijkheid

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doeleinden en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze verklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als MRIS zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze verklaring, hierover vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via bovenstaande contactgegevens.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden door MRIS verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van MRIS;
• het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen per e-post (toestemming betrokkene);
• het versturen van de Marnixkrant en andere stukken per post;
• het meedelen van ontwikkelingen eigen aan MRIS;
• de aanmaak van een persoonlijk account op de webstek van MRIS;
• het bevorderen van dienstvaardigheid binnen de MRIS (eigen aan statuten en principes van een Serviceclub)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en verwerken :

• persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummers, e-postadres
• Rijksregisternummer (enkel voor de leden van de raad van bestuur)
• persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
• professionele gegevens: beroep, hobby, functie in andere organisaties *
• indien u een onderneming hebt: bedrijfsnaam, bedrijfsadres, contactgegevens en de sector waar u in actief bent. *
• elementen eigen aan de MRIS: peter(s), statuut (senior, verlof,…), opnamedatum, datum en reden van ontslag, ringfunctie
• foto *
• * facultatief - niet verplicht op te geven

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

4. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen ter beschikking stellen indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo kunnen wij gebruik maken van een derde partij voor:

• het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• de uitgave van het ledenboekje
• verzekeringen: ongevallenverzekering, vrijwilligersverzekering e.a.
• publicatie van uw gegevens op de webstek
• onderhoud en ontwikkeling van de webstek

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verregaande verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Wij geven bijvoorbeeld wél uw gegevens door aan wetshandhavers zoals justitie en politie indien wij hiertoe verplicht zouden worden. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

5. Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

6. Bewaartermijn

MRIS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Nadat de betrokkene geen lid meer is van de MRIS, worden de gegevens niet langer dan 3 jaar bewaard.

7. Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens MRIS van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• We maken reserve-kopieën van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

8. Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze verklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voor wij gevolg kunnen geven aan uw verzoek.

9. Gedeelde verantwoordelijkheid

De MRIS bestaat uit diverse afdelingen (“Ringen”). Elke Ring kan bijkomende gegevens vragen in het kader van een specifieke activiteit. Elke Ring is zelf verantwoordelijk voor het verzamelen, verwerken, bewaren en bewaken van deze gegevens. De MRIS kan enkel verantwoordelijk gesteld worden voor de gegevens die zijzelf verzamelt en bewaart.

Elk lid heeft via een unieke gebruikersnaam en persoonlijk wachtwoord toegang tot een selectie van de persoonsgegevens van alle werkende en aangesloten leden. Dit is noodzakelijk voor het uitvoeren van de doelstellingen van een serviceclub, namelijk dienstvaardigheid en onderlinge solidariteit. Elk lid is gebonden aan geheimhouding van deze gegevens ten overstaan van derden die geen lid zijn van MRIS. Elk lid is persoonlijk verantwoordelijk voor de handelingen die onder zijn gebruikersnaam en wachtwoord gedaan worden.

10. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover onmiddellijk contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsauthoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (www.gegevensbeschermingsauthoriteit.be).

11. Wijziging van de verklaring inzake de persoonlijke levenssfeer

MRIS kan deze verklaring steeds wijzigen. Eventuele wijzigingen zullen steeds bekend gemaakt worden. De laatste wijziging gebeurde op 23/05/2018. Oudere versies van onze verklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-postbericht als u deze wenst te raadplegen.